檔案寄存托管解決方案
物理檔案托管服務解決方案
公司2013年成立，一直專注從事檔案行業，積累了九年多的經驗，業務覆蓋檔案產業全產業鏈，能給客戶提供檔案全方位的解決方案，包括檔案數字化的解決方案，檔案庫房建設的解決方案，檔案托管與寄存的解決方案，檔案管理軟件的解決方案。
在需托管單位附件的100至200公里范圍內設立檔案庫房，全面實現高標準高水準高保障“十防”措施。庫房釆用空調和新風除濕系統,確保庫房內部保持恒定的溫度和濕度,在防火防盜、防高溫、防光、防爆、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防有害氣體等方面具有良好的性能優勢。安裝嚴格的門禁系統和完備的防盜監控設施,無視角全覆蓋安全監控系統和人員安保管理,聲像監控的保密服務場地,確保檔案安全及科學化管理。讓托管人安心的享受托管服務。
檔案托管業務流程及規范
檔案接收、入庫流程及實施標準
1.收件申請
用戶提起收件申請，注明大約檔案數量及收件時間，河北冠澤會根據客戶提的收件需求做了合理的安排。
2.數據接收
收件員將檔案信息上傳至系統，數據包括：檔案類別、客戶編號、檔案名稱、檔案編號、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。通過RFID電子標簽打印機打印出標簽，同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案箱指定位置，標簽表面只有條碼信息，可有效保護用戶信息。
3.檔案移交
檔案移交時河北冠澤不但會制作按箱移交的移交表而且還可提供每箱箱內檔案的清單供有需求的客戶選擇，移交時冠澤工作人員會進行詳細的清點，且雙人掃描確認。
4.檔案入庫前處理
所有待入庫的檔案都需要進行除塵及消毒處理，消毒方式河北冠澤主要采用抽真空的方式，詳細處理方式見庫房八防介紹部分；
檔案位置綁定
所有檔案上架后需對上架后檔案需跟檔案架上條碼進行綁定；
6.檔案歸還
用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間，系統會自動提醒;
7.工作單管理
河北冠澤根據工作單上的內容對客戶進行服務。每一份工作單都是由系統自動生成的清單，管理系統中記錄了所有工作日志信息。
8.文檔流轉管理
所有文檔在進入河北冠澤的文檔保管中心之后，首先會被搬上貨架；然后由操作人員將檔案箱的條形碼和該物品所在貨架的條形碼一并掃入掃描器中；此后掃描器里的所有信息被自動上傳至系統中，將保管物的所在位置保存到河北冠澤的數據庫中。接著操作人員對上架物品與取回物品進行檢查，確認無誤。這樣就消除了可能發生的錯誤與物品遺漏。
9.移交表歸檔
河北冠澤作為一家專業的檔案全產業鏈公司，公司內部的檔案資料管理也有一套非常嚴格的管理制度及歸檔案流程，當日產生的檔案（例如移交表）務必當日歸檔，河北冠澤內部項目檔案保管期限為50年。
檔案調閱出庫流程及實施標準
1.借閱申請
借閱人可自行登錄系統根據權限查詢所需借閱檔案，確定借閱檔案后借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息并發出借閱指令，河北冠澤專員會根據客戶提的借閱需求安排送件。
2.檔案查找
每位庫房管理員的手持機上安裝檔案流通管理子系統，一旦有新的借閱申請，系統會自動將記錄顯示在屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。
3.檔案出庫
在檔案出庫前必須在系統中進行電子標簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。
4.文檔追蹤
當收到服務申請時，工作人員就會在系統中制作工作單，由他們根據工作單將存放在貨架上的保管物取出放置在臨時存貨處。分配執行此項服務的司機，會將該工作單中的信息上傳至掃描器中。然后，司機會用掃描器對派送的物品逐件掃描，確認無誤。在掃描過程中，如果出現物品遺漏或是錯掃，掃描器會提示出錯信息，并且向使用者發出提示。
配送過程管理
河北冠澤的文檔配送人員不是普通的送貨員，他們是經過專業培訓并持有檔案局頒發的檔案人員上崗證的內部工作人員，他們不但專業，而且有非常強的職責心。
配送過程全程采用雙人模式，檔案在經過調閱程序進入運輸車輛的各個環節，都需要雙人進行驗證確認，確保各個環節不出現錯漏。
運輸車輛時刻配備雨篷等防雨工具以及消防器材，防止雨水及火災對檔案的傷害；公司制訂《檔案安全應急預案》，對檔案運輸途中可能出現的各類風險制訂預案，并組織運輸人員進行應急演練。
公司會提前一天制訂第二天的檔案運輸計劃，優化運送路線，確保及時、安全送達，過程中會時常與運輸人員保持聯系，通報交通狀況、天氣情況以及突發情況等信息，確保運輸的安全、順暢。
公司對每輛運輸車輛都安裝有車載衛星定位儀，監控中心能實時獲知運送車輛的位置，在監控車輛狀態同時，在必要時給予車輛人員以幫助和支持