整理檔案必須要從以下方面下手
檔案管理的目的是提高對用戶的便捷好用服務，加強電子檔案管理，實現資源信息電子化，有利于提高等案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網傳播，可以使用戶在查閱時快速篩選海量信息。加強電子檔案管理，提高好的服務水平，要求我們拓寬知識面，學習新技術，提高技能，提高駕馭現代技術的能力，使檔案管理工作充分發揮應有的社會效益和經濟效益。
1、歸檔工作得要從平時做起。對于上級發文，收文登記后，首先要鑒定文件是否有保存價值。如果它的一部分隨著當前效用的完成而失去了保存社會價值，它就會被淘汰。而另一部分文獻，退出當前領域后，具有保存價值，可供后人借鑒和利用。所以要按照檔案整理規范的要求，用不銹鋼釘重新裝訂，然后傳閱。看完，已經初步進入備案程序，進一步整理，供平時參考。
2.檔案整理要注意細節。對于本單位自生成的文件，領導簽發后，要將形成文件的所有材料收集完整，自上而下的程序，如公文、發文、終稿、修改稿、初稿等。應該收集整理，然后統一裝訂成冊，初步完成“件”，從零散的“頁”到集中整理成“件”，再由時裝盒正式整理成“冊”。做好檔案入庫前的前期準備。
企業檔案管理軟件分析處理檔案前的準備工作
紙質檔案數字化的預處理是數字化的要點和關鍵。紙質檔案數字化的預處理包括確定掃描范圍、編制頁碼、去除裝訂、規范目錄、技術修復等。
(一)確定掃描范圍
紙質檔案的數字化要特別注意維護紙質檔案數字圖像的完整性。原則上所有確定為數字化對象的紙質檔案都要掃描，不宜進行掃尾。如果確定不需要掃描，則標記數字化結果。
(2)編制頁碼
沒有頁碼或頁碼不正確的文件應重新編號。
頁碼應寫在統一的位置，不得覆蓋文件內容。應從“1”開始連續編譯頁面。
鋼筆、墨水等。用于書寫的頁碼不應損壞檔案原件或影響檔案的長期保存。
破損頁、缺頁等特殊情況要登記。
(3)目錄數據的準備
在紙質檔案數字化過程中，應進一步完善原始檔案的整理和編目工作。應根據紙質檔案的基本整理單位準確劃分檔案，并根據原始檔案對目錄內容進行修改和補充，為后續工作建立目錄數據庫做好準備。
在利用過程中需要特殊處理的頁面在目錄中進行標識，并在后續工作中收集到數據庫中，以便在利用過程中進行有針對性的處理。
在實施數字化項目的過程中，數字化實施單位應當指派工作人員參與檔案數字化工作，并對數字化工作進行監督和指導。第三方監督也可用于協助質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通。
